河北水利电力学院学生档案管理办法（修订）

院字【2023】74号

第一章 总 则

第一条  为加强学生档案管理工作，提高学生档案管理水平，确保学生档案的质量与安全，根据《普通高等学校档案管理办法》，结合学院实际，现修订本办法。

第二条  按照集中统一管理档案的原则，学生档案由学生处档案室统一集中管理。

第三条  学生档案管理要坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则。

第四条  本办法适用于河北水利电力学院普通全日制在校学生。

第二章  学生档案的收集归档

第五条  新生个人档案应由学生原所在学校通过机要转递或由学生本人自带的方式转入学院。入学后一个月内，各系以班级为单位收齐，集中移交至学生处档案室保管。

第六条  学生档案要求密封完好，不允许学生个人私自拆封。

第七条  各系将学生档案移交学生处前，应按照学生处的具体要求，对学生档案按照学号顺序进行排序，并打印学生名单，履行移交手续。学生档案因个人携带不慎丢失或原单位未及时转递到学院的，由学生本人到原档案所在单位补办或索要。未能按要求提供个人档案的，由此产生的后果由学生本人自负。

第八条  新生档案移交归档后，由学生处档案室进行整理，更换为统一的专用档案袋，逐一排序存档入柜。

第九条  在校学生需要归档保存的各种奖惩、学籍变动、党团组织材料和表格，由学生档案管理人员按学期进行收集，并按规定时间以班级为单位及时归入学生的个人档案。

第三章  学生档案的查阅

第十条  有关部门因工作需要查阅学生档案的，须持有关部门的证明、介绍信、查阅人有效证件并办理登记手续后，方可查阅。

第十一条  查阅学生档案必须严格遵守保密制度和阅档规定。查阅档案时不允许将档案带出档案室。严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取和撤换档案材料。查阅者要做好保密工作，不得将档案内容向无关人员传播。

第十二条  学生档案原则上不外借，如必须出借时，需提交书面申请，经学生处负责人批准，并严格履行登记手续，按规定期限完整归还。

第四章  毕业生档案的转递

第十三条  应届毕业生的个人档案，由学生处档案室将学生毕业前形成的各类材料进行汇总，归入学生个人档案。按照招生就业处提供的分配方案，转递至毕业生被派遣单位或生源地人才服务中心。毕业生留档依据上级相关规定执行。

第五章  附  则

第十四条  本办法自公布之日起施行，解释权归学生处，原相关规定同时废止。